En materia de administración de proyectos y de gestión de procesos organizacionales, Scrum constituye una útil y eficiente herramienta para homologar esfuerzos de un grupo de personas en aras de alcanzar un objetivo en común. Cada día más popular gracias a sus conceptos de fácil acceso, este framework (marco de trabajo) parte de la filosofía Agile para gestión de proyectos, y, aunque es ampliamente utilizado en el mundo de desarrollo de software, no por ello es imposible adaptarlo a otro tipo de industrias.
El objetivo final de Scrum es brindar la capacidad de entregar el máximo Valor en el menor tiempo posible, organizando al equipo de trabajo y a organizaciones enteras a través de una experiencia personalizada y adaptativa.
Para llegar a ello es importante comprender los principios que rigen a nivel conceptual este marco de trabajo, así que hablemos un poco de ellos:
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Control empírico de procesos:
Donde la experimentación constituye la fuente principal para generar conocimiento. Sólo podemos saber si algo funciona siempre y cuando lo intentemos, lo midamos, y nos adaptemos; de aquí se desprenden tres conceptos de apoyo que fluyen de manera natural:
1.1. Transparencia: El estado actual y los resultados obtenidos de cada proyecto deben ser conocidos por todos las personas involucradas e interesados. En este sentido, cada colaborador debe tener clara la Visión del proyecto y negocio para poder orientar sus esfuerzos de mejor manera.
1.2. Inspección: Asimismo, los participantes son directamente responsables de lo que está ocurriendo y de lo que se está entregando, para ello suele recibirse retroalimentación continua de aquellas personas interesadas en que el proyecto salga adelante. Constantemente deben hacerse las preguntas “¿Vamos por buen camino?” y “¿Podemos hacer esto mejor?”. Este concepto suele materializarse mediante un tablero físico o virtual donde se encuentra el progreso actual de las actividades a desarrollar.
1.3. Adaptación: En cualquier momento las preguntas anteriormente mencionadas traerán consigo respuestas muy interesantes, y aquí es donde debe existir la capacidad de poder ajustar la dirección del trabajo para poder llegar al punto que deseamos.
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Auto-organización:
Ahora bien, para que lo anterior tenga sentido y pueda ser realizado, es necesario que el equipo de trabajo cuente con independencia, empoderamiento y pensamiento crítico para poder organizarse de la mejor manera sin necesidad de que exista una figura de poder centralizada. Un equipo auto-organizado puede:
– Comprender la Visión del proyecto y de la empresa.
– Hacer el trabajo por sí mismo.
– Estar abierto a nuevos aprendizajes.
– Buscar y resolver el trabajo proactivamente.
– Entregar resultados tangibles. -
Colaboración:
Teniendo los integrantes del equipo las cualidades anteriormente mencionadas, es natural que el siguiente paso de pie a la colaboración, siendo ésta desglosada en las siguientes dimensiones:
3.1. Concientización: Implicando que todas las personas que trabajan juntas deben saber qué están haciendo entre sí.
3.2. Articulación: El trabajo a realizar puede ser dividido en partes más pequeñas para ser distribuidas, esto facilita enormemente la colaboración y al final es posible hacer la suma de las partes para llegar al todo.
3.3. Apropiación: Las tecnologías y herramientas deben ser adecuadas para el trabajo que se está realizando, y los integrantes del equipo deben contar con la facultad de explotar sus capacidades.
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Priorización basada en el Valor:
Para poder satisfacer el objetivo de Scrum, es necesario contar con la capacidad de priorizar debidamente el trabajo. No todo puede hacerse al mismo tiempo, y no todo es igual de importante y/o urgente. Afortunadamente existen múltiples técnicas de priorización que nos facilitan enormemente la vida, y para ello se debe contemplar:
– El valor que otorga la tarea.
– El riesgo que conlleva hacerla o no.
– La dependencia que tiene con otras tareas. -
Bloques de tiempo asignados (time-boxing):
Scrum propone que cada actividad o proceso involucrado en un proyecto debe tener un tiempo fijo para atenernos a él. El tiempo constituye uno de los recursos más valiosos en la gestión de proyectos, y como tal debe ser cuidado en gran medida para garantizar que la atención esté debidamente puesta sobre lo que realmente puede aportar algo. Las reuniones propias de Scrum deben tener sus respectivos bloques de tiempo asignados.
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Desarrollo iterativo:
Y finalmente encontramos el principio que corresponde a la entrega de resultados constantes y al aprendizaje continuo. Gracias a los bloques de tiempo asignados podemos decir que existe un tiempo para todo, y así como existe un momento para entregar resultados, existe otro para reunirnos y planificar el trabajo que ahora tendrá nuestra atención. Scrum tiene una naturaleza cíclica (donde deben respetarse y repetirse los momentos clave para que el trabajo salga adelante, encapsulados en una célula llamada Sprint) para construir algo de manera lineal (visto como una bola de nieve en constante movimiento que cada vez se hace más y más grande).
Estos principios destacados en Scrum, como se comentó anteriormente, pueden ser aplicados en múltiples situaciones y contextos organizacionales, ya que, lejos de ser una rígida estructura, constituyen una serie de pilares para poder construir procesos mucho más robustos adaptados a la realidad de cada empresa.
Para obtener mayor profundidad con respecto a Scrum, se sugiere la lectura de The Scrum Guide™.